Révolutionner la gestion FM multi-prestataires pour BASF avec l’IA
Découvrez comment Maintners a aidé BASF à économiser près de 200 k€ / an sur ses prestations de Facility Management externalisées, tout en améliorant la qualité du service et en répondant mieux aux besoins des équipes ?
La collaboration entre BASF et Maintners illustre les bénéfices du passage de la centralisation par un FMer unique (IFM), à une gestion innovante du Facility Management multi-prestataires, favorisée par l’utilisation de l’IA. L’IA est ici un copilote efficace des Services Généraux. Elle facilite la prise de décision et simplifie les tâches au quotidien. Isabelle Destelle est Responsable Facility Management France du leader mondial de la chimie, BASF. Les prestations qu’elle encadre incluent l’accueil, la maintenance, le gardening, la restauration, la sécurité, la flotte automobile, les voyages d’affaires, ainsi que les déménagements et l’aménagement des locaux. Lors d’un webinaire animé par Maintners, Isabelle a partagé son retour d’expérience sur la collaboration avec Maintners et sa plateforme Maint-IA®, qui ont permis de réaliser des économies de 190 k€, tout en améliorant la qualité des prestations.
CONTEXTE CLIENT : de la centralisation à la gestion FM multi-prestataires
Il y a quelques années, le siège en Allemagne avait imposé à BASF France un Facility Manager unique pour tous ses sites. Insatisfait de ce modèle, BASF France a profité d’une réorganisation l’ayant rendu plus autonome dans sa politique Achats, pour le confronter à la réalité de ses sites et repenser sa stratégie de gestion des services généraux.
“En faisant un retour d’expérience sur tout ce qui s’était bien et moins bien passé, nous avons constaté qu’avoir une seule société qui intervient sur tous les domaines sur tous les sites n’était pas le plus efficace”, explique Isabelle. MAINTNERS, déjà partenaire de BASF, travaille donc avec son client pour repenser globalement le système des Services Généraux, dans une optique de gestion FM multi-prestataires.
LES OBJECTIFS CLIENT
Ses 2 priorités ? Prendre en compte les caractéristiques spécifiques de chaque site. Impliquer les occupants dans la construction du nouveau système.
Son objectif ? Une meilleure exécution des prestations, sur la base de critères de compétence et de proximité géographique : assez pour convaincre BASF de lancer un appel d’offres multi-sites, multi-prestataires FM et multi-prestations, afin de capter les meilleurs prestataires par type de prestation.
LA MISSION MAINTNERS
BASF a donc confié à Maintners l’organisation et le pilotage de l’appel d’offres, qui s’est déroulé sur 6 mois. Chaque prestataire (dont des FMers) pouvait répondre sur tout ou partie des lots et des sites.
Au terme de l’analyse, 18 sociétés ont été retenues sur les 25 consultées, contre, rappelons-le, un seul prestataire Facility Management auparavant. Autre changement majeur : le pilotage de l’ensemble était rapatrié au sein des équipes BASF.
L’originalité du modèle Maintners de pilotage indépendant du Facility Management consiste en effet, d’une part à détacher la fonction-clé du pilotage des prestations de Facility Management, et d’autres part, de limiter voire supprimer la sous-traitance, en invitant tous les prestataires FM à co-traiter en direct avec BASF.
LA SOLUTION MAINTNERS : IA copilote des Services Généraux avec Maint-IA®
Pour piloter directement 18 prestataires au lieu d’un seul, sans surcharge de travail et de charge mentale pour les équipes BASF, Maintners a introduit Maint-IA®, une plateforme de GMAO et de ticketing conçue pour optimiser la gestion du Facility Management.
Disponible sur smartphone, Maint-IA® est l’outil parfait pour faire des demandes d’intervention. “Ce que j’ai particulièrement apprécié, c’est que l’outil vient d’un besoin métier. D’habitude, on adapte notre façon de travailler à l’outil, comme avec SAP. Ici, c’est l’inverse : l’outil s’adapte à notre problématique”, explique Isabelle.
Gestion des incidents / ticketing ou « maintenance curative » : Maint-IA®centralise tous les incidents déclarés par les salariés BASF. L’IA facilite les demandes, en interprétant le langage naturel des salariés (plus de formulaire à remplir !). Propreté, sécurité, janitoring, interventions techniques… Toutes les interventions de maintenance et de bon fonctionnement des immeubles sont concernées, sur l’ensemble du périmètre des services généraux. L’Intelligence Artificielle les catégorise automatiquement, et les affecte à un responsable. Puis elle génère un workflow de résolution du problème. Tout cela évite une grosse charge de travail aux équipes Services Généraux.
Planification préventive GMAO : Maint-IA® aide à générer les plans annuels de maintenance préventive multi-prestataires, facilitant la programmation de l’ensemble des contrôles et maintenances obligatoires.
De plus, les occupants des sites ont été impliqués dès le départ, garantissant une personnalisation locale tout en maintenant une organisation globale.
LES BENEFICES DE L’IA POUR LA GESTION DU FACILITY MANAGEMENT : bilan de la collaboration BASF – Maintners
- Economies : 190 k€ économisés dès la 1ère année, grâce à un travail d’optimisation des coûts, sur 3 dimensions :
- la recherche de prestataires proches des sites, limitant les déplacements la ré-internalisation.
- L’appli Maint-IA®, permettant de ré-internaliser le pilotage FM sans embauche supplémentaire.
- Le modèle de co-traitance en direct avec les prestataires FM, supprimant les marges que le Facility Manager centralisé générait en tant qu’intermédiaire.
- Efficacité : des prestations contractuelles de qualité supérieure et adaptées aux spécificités de chaque site, avec une charge de travail réduite pour les équipes internes.
“La perception des occupants est vraiment positive”, confirme Isabelle.
Fonctionnalités clés de Maint-IA® pour l’optimisation des budgets de maintenance préventive et curative :
- Suivi des dépenses en temps réel : pour ajuster rapidement les lignes budgétaires.
- Planification des interventions : optimisation des interventions, en tenant compte de l’historique, du prévisionnel et de l’obligatoire (conformité)
- Rapports détaillés : des analyses complètes sur les coûts de maintenance, l’évolution du ratio préventif/ curatif et la performance des équipements.
CONCLUSION. L’IA au service d’un Facility Management humain et connecté : formule gagnante pour BASF
L’expérience BASF démontre qu’une gestion FM multi-prestataires, soutenue par l’IA copilote des services généraux, garantit des économies et une meilleure qualité de service pour les occupants des bâtiments. Maint-IA® incarne la nouvelle vision Maintners du Facility Management, combinant expertise métier et innovation technologique. L’IA sert de support aux équipes, mais la valeur humaine du service fourni reste la clé de la réussite.