Cette période d’établissement des budgets annuels donne aux Directions des Services Généraux l’opportunité de réexaminer leurs pratiques de maintenance, afin de réduire les coûts tout en maintenant l’efficacité opérationnelle. Pour cela, deux axes peuvent être mis en place : une meilleure répartition des ressources sur les équipements critiques et l’externalisation optimisée de la gestion de la maintenance. Voici comment ces approches peuvent vous aider à optimiser votre budget Services Généraux pour l’année à venir.
Axe 1 : Réduction des coûts par la priorisation et l’ajustement des plans de maintenance
Pour réduire vos dépenses de maintenance préventive ou prévisionnelle d’une année sur l’autre, il est essentiel de s’appuyer sur une analyse fine de vos équipements, en classant ces derniers selon leur criticité. Cette méthode, appelée analyse de criticité VIS (Vitaux – Importants – Secondaires), permet de cibler les ressources et les plans de maintenance uniquement sur les équipements qui ont un réel impact sur la production, la sécurité ou les coûts.
1. Cibler les équipements critiques
L’analyse VIS classe les équipements en trois catégories :
- Équipements vitaux : ceux dont la défaillance entraîne des interruptions majeures de service ou des risques importants.
- Équipements importants : dont la panne pourrait affecter les performances ou la qualité de production, mais de manière plus modérée.
- Équipements secondaires : ceux qui ne sont pas critiques et peuvent tolérer des interventions moins fréquentes.
En réduisant les interventions systématiques sur les équipements secondaires, tout en maintenant une surveillance plus précise des équipements vitaux et importants, vous pouvez réduire les heures de maintenance préventive sans augmenter les pannes. Cette stratégie a déjà permis à certaines entreprises de diminuer de 10 % les coûts de prestations externes et de pièces détachées tout en augmentant les améliorations d’équipements (source : Quaternaire)
2. Optimisation des stocks et des interventions
Il est aussi possible de réduire les coûts en optimisant la gestion des stocks de pièces détachées. Un stock trop élevé mobilise des ressources inutiles, tandis qu’un stock trop bas expose à des ruptures. L’idée est de prioriser les achats de pièces pour les équipements critiques et d’uniformiser les pièces en stock pour réduire les coûts de gestion.
De plus, en passant à une maintenance conditionnelle (ou prédictive) plutôt que systématique (sur les équipements ou les actions ne comportant pas un caractère obligatoire du fait de la réglementation), vous pouvez ajuster les fréquences d’intervention en fonction de l’état réel des équipements, grâce à des capteurs IoT et des outils de diagnostic prédictif. Cela permet d’intervenir uniquement lorsque nécessaire, évitant ainsi des remplacements prématurés de pièces.
La bonne mise en œuvre de ces 2 types de maintenance : préventive « obligatoire » (conformité réglementaire et bonnes pratiques d’entretien) et préventive « conditionnelle » ou prédictive, permet de minimiser très fortement les incidents, et donc les interventions en urgence, forcément coûteuses, de maintenance corrective.
Axe 2 : Externalisation intelligente grâce au modèle de co-traitance et à la GMAO Maintners
L’externalisation classique des prestations de Facility Management via des contrats de sous-traitance peut s’avérer coûteuse, notamment si l’on est en présence d’une sous-traitance à plusieurs niveaux (empilement des marges), et également sur les prestations de pilotage, qui constituent un poste significatif du budget.
Maintners propose une solution innovante de co-traitance du pilotage de vos prestataires de maintenance, où un expert des services généraux est partagé entre plusieurs sites ou entreprises, permettant ainsi une mutualisation des coûts. Maintners propose également une appli GMAO nouvelle génération, qui générera automatiquement sur votre budget de maintenance.
1. Mutualiser les ressources pour économiser
Plutôt que de recruter des gestionnaires de services généraux pour chaque site, vous pouvez opter pour un expert Maintners à temps partagé. Ce modèle permet à plusieurs entreprises – ou à plusieurs sites d’une même entreprise – de bénéficier des services d’un même expert, à moindre coût, tout en conservant un suivi rigoureux des interventions.
2. Audit des schémas de maintenance et pilotage en co-traitance
Qu’est-ce que la co-traitance ? Lorsque vous souscrivez un contrat de pilotage des Services Généraux avec Maintners, vous continuez de traiter en direct avec vos prestataires FM : Maintners n’est pas une « couche » supplémentaire. C’est un tiers de confiance indépendant des prestataires. Ceci lui permet, d’une part de vous recommander le meilleur schéma de maintenance (articulation des prestations, amélioration des process, plan de maintenance annuel), ce qui vous fait faire des économies rapides. Et d’autre part d’éviter la multiplication des prestations de pilotage par différents prestataires : tout est centralisé, vous avez enfin une vision d’ensemble, et ça vous coûte moins cher.
3. Rationaliser les processus avec un logiciel GMAO
L’utilisation d’une solution de GMAO nouvelle génération (GMIA® ou Gestion de la maintenance facilitée par l’IA), comme la GMAO de Maintners Maint-IA® permet de centraliser la gestion des interventions, de suivre les coûts en temps réel et de rationaliser les plans de maintenance. En combinant une GMAO performante avec l’expertise mutualisée de Maintners, il est possible d’automatiser les processus et d’éviter les redondances, tout en ayant une meilleure maîtrise des coûts de maintenance. Ce logiciel vous permettra par ailleurs d’avoir une vision centralisée des actions de maintenance préventives et curatives, et d’améliorer au fil du temps le ratio préventif/ curatif.
Fonctionnalités clés de Maint-IA® pour l’optimisation des budgets Services Généraux :
- Suivi des coûts en temps réel : une vision claire et à jour des dépenses pour ajuster rapidement les allocations budgétaires.
- Planification des interventions : Maint-IA® permet d’organiser de manière optimale les interventions, en tenant compte des obligations réglementaires (visites obligatoires), des données historiques et des prévisions futures. Une bonne planification optimise également les temps d’arrêt pour maintenance. Enfin, en centralisant maintenance préventive et curative, elle permet d’optimiser les déplacements et interventions des prestataires.
- Rapports détaillés : des analyses complètes sur les coûts de maintenance, les temps d’arrêt et la performance des équipements, offrant ainsi une meilleure visibilité pour l’ajustement du budget.
Conclusion
Réduire les coûts de maintenance prévisionnels nécessite une approche méthodique et optimisée. D’un côté, en priorisant les interventions sur les équipements critiques et en ajustant les plans de maintenance sur la base d’une analyse fine des besoins réels, vous pouvez déjà réaliser des économies substantielles. D’un autre côté, la co-traitance et l’utilisation d’un logiciel GMAO nouvelle génération comme Maint-IA® apportent des solutions efficaces pour externaliser la gestion de la maintenance tout en optimisant les ressources. Ces deux axes combinés peuvent considérablement réduire vos dépenses de maintenance pour l’année à venir.