Audit de conformité et de performance FM

Objectifs de l’audit

L’audit de conformité et de performance FM peut s’intéresser à 3 sujets : audit de conformité – audit d’organisation – audit de contrats FM. Il permet d’évaluer et d’optimiser les prestations externalisées de Facility Management et de questionner l’organisation des services généraux, sur les aspects :

• Conformité : vérification du respect des obligations contractuelles et réglementaires, HSE notamment – réglementations nationales et locales, règles spécifiques par ex. site sensible Seveso.
• Stratégie organisationnelle / analyse des contrats FM : évaluation des modèles de gestion et des interactions entre les acteurs du FM (client, prestataires, occupants).
• Efficacité opérationnelle : analyse des prestations, analyse des écarts par rapport aux SLA, surcoûts et axes d’amélioration

Pour qui ?
Cet audit est particulièrement utile pour les DAF, responsables des services généraux et gestionnaires immobiliers souhaitant rationaliser leurs processus et renforcer la qualité des services fournis.

Périmètre de l’audit

Les prestations sont analysées sous trois axes principaux :

Audit de conformité :

• Vérification des prestations par rapport aux termes contractuels et réglementaires.
• Analyse des écarts techniques (état des installations, suivi des standards d’entretien).
• Evaluation de la qualité et de l’évolution des moyens déployés depuis la signature du contrat.

Audit des contrats FM et de leur exécution :

• Analyse du cadre contractuel
• Identification des écarts dans l’exécution des prestations.
• Identification des responsabilités partagées entre prestataires et client.
• Recommandations pour améliorer le dialogue opérationnel et la gestion

Audit stratégique :

• Analyse de la pertinence des organisations et processus actuels.
• Évaluation des interactions entre parties prenantes (prestataires Facility Management – client – occupants).
• Proposition d’améliorations pour renforcer l’efficacité multisite

Méthodologie et gouvernance

Notre approche est structurée et collaborative, orientée efficacité et résultats.

Constitution d’une task force

Équipe Maintners (spécialistes juridiques – techniques – d’organisation) et représentants du client (DAF, services généraux), éventuellement des prestataires.

Planification en 5 phases

• Analyse documentaire : étude des contrats, GMAO, rapports techniques.
• Collecte sur site : visites techniques et entretiens avec les acteurs clés.
• Diagnostic : synthèse des écarts techniques, organisationnels et contractuels.
• Recommandations : plan d’actions correctives et innovations.
• Restitution : rapport complet et présentation des résultats

Livrables spécifiques au FM

• Rapport d’audit complet : analyse détaillée des écarts par site et par périmètre.
• Synthèse stratégique : priorisation des actions et estimation des impacts financiers.
• Plan d’actions correctives : solutions concrètes pour améliorer les prestations, les périmètres et les process, et challenger les acteurs

Bénéfices de l‘audit de conformité et de performance FM

• Une vision claire des écarts actuels dans vos prestations externalisées.
• Des solutions concrètes pour optimiser vos services généraux : amélioration des processus, réduction des coûts, innovation servicielle.
• Un outil d’aide à la décision pour vos contrats futurs : négociations renforcées et alignement stratégique avec vos prestataires.

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