Les Services Généraux jouent un rôle essentiel dans l’efficacité opérationnelle et le bien-être des collaborateurs. Cependant, trouver des moyens d’optimiser les budgets tout en maintenant la qualité des prestations peut s’avérer complexe. Dans cet article, nous vous proposons cinq astuces pratiques et éprouvées pour réaliser des économies intelligentes sans sacrifier la qualité. En mettant en œuvre ces cinq astuces, vous serez en mesure de maximiser l’efficacité de vos Services Généraux tout en optimisant vos budgets. L’économie réalisée pourra être réinvestie dans des projets stratégiques pour votre entreprise, renforçant ainsi sa compétitivité et son attractivité.
1 – Analysez et évaluez vos dépenses actuelles
Pour optimiser les budgets des Services Généraux, il est essentiel de commencer par une analyse approfondie de vos dépenses actuelles. Prenez le temps d’examiner en détail vos postes de dépenses afin d’identifier les opportunités d’économies et de rationalisation.
Identifiez les postes de dépenses les plus importants
Commencez par dresser la liste de toutes vos dépenses liées aux Services Généraux, telles que l’entretien des locaux, la sécurité, les fournitures de bureau, les services de nettoyage, les contrats d’externalisation, etc. Classez ces dépenses par ordre d’importance et de fréquence. Cela vous permettra de cibler les domaines qui nécessitent une attention particulière pour réaliser des économies significatives.
Repérez les éventuelles inefficacités
Une fois vos dépenses identifiées, passez en revue chaque poste pour détecter d’éventuelles inefficacités ou des surcoûts inutiles. Par exemple, vous pourriez remarquer que certaines tâches sont effectuées de manière redondante.
Établissez un budget réaliste et transparent
Sur la base de l’analyse des dépenses, établissez un budget réaliste et transparent pour les Services Généraux. Fixez des objectifs clairs en matière d’économies tout en veillant à maintenir la qualité des prestations offertes. Un budget bien planifié vous permettra de mieux contrôler vos dépenses et d’identifier rapidement les éventuels écarts.
Exemple :
En analysant les dépenses actuelles de ce client, nous avons identifié certaines inefficacités qui ont contribué à des coûts plus élevés, pour l’entretien des locaux, les services de nettoyage, les fournitures de bureau, et les services d’externalisation.
Nous avons donc fixé des prochaines étapes claires en vue d’optimiser le budget de ce client et limiter les dépenses superflues. Grâce à ces mesures d’optimisation, nous avons pu résoudre les inefficacités identifiées et réaliser des économies significatives de 21 000 € tout en augmentant la qualité des prestations offertes.
2 – Consolidez vos prestataires
Dans certaines situations spécifiques, une autre stratégie efficace pour optimiser les budgets des services généraux est de consolider (ou fusionner) vos prestataires. En ayant recours à un nombre réduit de partenaires pour vos différents besoins, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages en termes d’efficacité, de coûts et de qualité des services
Évaluez vos partenaires actuels
La première étape pour consolider vos prestataires de services généraux consiste à évaluer vos partenaires actuels. Prenez le temps de passer en revue les contrats et les prestations de chaque fournisseur. Identifiez les forces et les faiblesses de leurs services ainsi que les coûts associés.
Posez-vous les bonnes questions :
- Est-ce que les prestations répondent pleinement à vos besoins ? Y a-t-il des services redondants ou inutiles ?
- Avez-vous des prestataires dont les coûts sont trop élevés pour les services fournis ?
Identifiez les synergies potentielles
Une fois que vous avez évalué vos partenaires actuels, cherchez les synergies potentielles entre les différentes prestations.
Vous pourriez découvrir que certains prestataires peuvent offrir des services complémentaires ou que certains d’entre eux peuvent être regroupés pour simplifier la gestion.
Par exemple, vous pourriez trouver un prestataire qui propose à la fois des services de nettoyage et de maintenance, ce qui vous permettrait de consolider ces deux prestations auprès d’un seul fournisseur.
Négociez des contrats avantageux
Une fois que vous avez identifié les prestataires que vous souhaitez consolider, passez à l’étape de la négociation des contrats. Mettez en avant le fait que vous envisagez de regrouper vos prestations auprès d’un nombre restreint de fournisseurs pour bénéficier de tarifs avantageux et de conditions préférentielles. Les prestataires seront généralement ouverts à la négociation si cela signifie qu’ils peuvent garder ou obtenir une part plus importante de votre activité.
Exemple :
Après avoir récupéré les contrats de ce client, nous avons constaté que plusieurs prestataires avaient des contrats trop coûteux et qui pouvaient être consolidés :
3 – Adoptez une approche durable
Une approche durable dans la gestion des services généraux peut non seulement contribuer à préserver l’environnement, mais aussi à réaliser des économies substantielles sur le long terme. Voici quelques astuces pour adopter une approche durable et économique :
Réduisez votre empreinte écologique pour réduire vos coûts
La réduction de l’empreinte écologique est un objectif essentiel pour toute entreprise soucieuse de sa responsabilité environnementale, mais c’est aussi un moyen efficace pour réaliser des économies. En adoptant des pratiques durables, vous pouvez réduire significativement vos coûts opérationnels.
Par exemple :
- Télétravail : En encourageant le télétravail, vous pouvez réduire les dépenses liées aux déplacements professionnels, comme les frais de transport, les frais de restauration, et les frais d’hébergement pour les collaborateurs en déplacement.
- Économies d’énergie : L’utilisation de systèmes d’éclairage à LED, de système de régulations intelligents et de panneaux solaires peut considérablement réduire vos factures d’électricité.
- Gestion des déchets : Le tri sélectif et le compostage peuvent vous permettre de réduire les coûts liés à la gestion des déchets, comme les frais de collecte et de traitement des déchets. Mais aussi à réduire les coûts liés à l’élimination des déchets, car certains matériaux recyclables peuvent être revendus ou réutilisés.
Optez pour des solutions éco-responsables pour diminuer vos charges
Choisir des solutions éco-responsables pour les services généraux peut vous aider à diminuer vos charges opérationnelles.
Voici comment :
- Mobilité durable : En optant pour des véhicules électriques ou hybrides, vous pouvez réduire vos dépenses en carburant et en entretien automobile.
- Éclairage et énergie : Les systèmes d’éclairage à LED consomment moins d’énergie et ont une durée de vie plus longue, ce qui vous permet de réaliser des économies sur les coûts de remplacement des ampoules.
- Gestion de l’eau : En adoptant des dispositifs d’économie d’eau, comme les robinets à débit réduit et les systèmes de récupération des eaux pluviales, vous pouvez réduire votre consommation d’eau et les coûts associés à son utilisation.
Faites de “l’investissement vert”
Les investissements dans des solutions durables peuvent s’avérer rentables à long terme en termes d’économies d’énergie et de coûts de fonctionnement. Ils s’inscrivent également dans le cadre des obligations liées aux décrets Tertiaire et BACS.
Voici comment maximiser votre retour sur investissement :
- Isolation thermique : Une meilleure isolation thermique des bâtiments vous permet de réduire les dépenses énergétiques de chauffage et de climatisation, ce qui vous permet de réaliser des économies importantes sur vos factures énergétiques.
- Systèmes de récupération d’eau de pluie : En utilisant l’eau de pluie pour alimenter les sanitaires et les espaces verts, vous pouvez réduire votre consommation d’eau potable et vos frais d’approvisionnement en eau.
- Audit énergétique : Les audits énergétiques vous aident à identifier les sources de gaspillage d’énergie et à mettre en place des solutions d’optimisation, ce qui vous permet de réaliser des économies durables. Chez Maintners, nos experts conduisent des audits énergétiques approfondis, examinant chaque détail pour déceler les opportunités d’amélioration de la performance énergétique de vos installations. Utilisant des simulations énergétiques dynamiques (SED), nous évaluons l’impact potentiel des mesures d’efficacité énergétique, vous guidant vers une réduction significative de vos coûts énergétiques tout en adoptant une gestion plus écologique de vos espaces.
4 – Automatisez les processus
L’automatisation des processus peut grandement contribuer à optimiser votre budget en réduisant les coûts liés aux tâches répétitives et chronophages. Voici comment procéder :
Identifiez les tâches répétitives et chronophages
Commencez par passer en revue l’ensemble des processus et des tâches effectuées au sein du département des services généraux. Identifiez celles qui sont répétitives, nécessitant un temps considérable, et qui peuvent être automatisées. Cela peut inclure la planification, le suivi et la gestion de toutes les activités, y compris les contrats de sous-traitance et les opérations menées par vos équipes internes.
Optez pour des solutions digitales efficaces
Une fois les tâches identifiées, recherchez des solutions digitales adaptées à vos besoins. De nos jours, de nombreux outils de gestion et de suivi sont disponibles pour automatiser ces processus. Par exemple, la plateforme GMAO de Maintners vous permet de numériser et d’automatiser les processus de gestion des services généraux qui étaient auparavant effectués manuellement. Ainsi, vous bénéficiez d’un espace unifié pour créer des plannings, enregistrer les interventions, suivre l’avancement des travaux et stocker vos documents. Planification et suivi, gestion des tâches répétitives, stockage centralisé et accès aux informations, conformité réglementaire, analyse et rapports… tout cela accessible depuis une même interface intuitive.
5 – Faites appel à un partenaire spécialisé
En faisant appel à un partenaire spécialisé pour vos services généraux, vous bénéficiez d’un regard extérieur aiguisé sur vos processus et d’une connaissance approfondie des meilleures pratiques. Ce professionnel qualifié et expérimenté comprend les enjeux spécifiques liés aux services généraux et les défis auxquels votre entreprise peut être confrontée.
Les spécialistes du pilotage des services généraux développent des partenariats solides avec des fournisseurs de confiance dans différents domaines. Grâce à ces collaborations, vous pourrez bénéficier de tarifs négociés avantageux et réaliser des économies significatives sur vos dépenses tout en maintenant un niveau de qualité élevé. De plus, vous économisez du temps et de l’énergie, car votre partenaire s’occupe de la gestion des contrats et des négociations à votre place.
Enfin, vous libérez du temps précieux pour vous concentrer sur vos activités stratégiques. Votre partenaire prendra en charge tous les aspects opérationnels et logistiques, et vous bénéficierez d’une gestion fluide et transparente de vos services généraux, avec un suivi régulier et des rapports détaillés pour une visibilité totale sur vos opérations.
Résultat, en faisant le choix de travailler avec un partenaire, vous gagnez en sérénité en sachant que vos services généraux sont entre les mains d’experts fiables et compétents. Pour cela, veillez à sélectionner un partenaire de confiance, qui non seulement optimise vos budgets, mais vise aussi à améliorer l’efficacité de vos processus et à assurer le bien-être de vos collaborateurs.
Et pourquoi pas faire appel à Maintners ?
Notre objectif est de vous accompagner dans la réussite de votre entreprise en vous offrant des solutions sur mesure et adaptées à vos besoins spécifiques. Nous croyons en l’importance de créer un environnement de travail harmonieux qui favorise la santé mentale et le bien-être de vos collaborateurs. En nous choisissant comme partenaire, vous bénéficiez d’une expertise de qualité, de tarifs négociés avantageux et d’une tranquillité d’esprit totale. Faites le premier pas vers une gestion optimisée de vos services généraux : contactez-nous dès aujourd’hui.