Recruter ou externaliser ? Maintners vous aide à bien choisir

Le contexte du client : insatisfaction face à l’externalisation

Nous sommes contactés par une entreprise, propriétaire d’un site tertiaire de 3000 m² et de trois bâtiments secondaires, qui cherche un Responsable Technique.

Sa recherche porte sur un Responsable Technique œuvrant à temps plein sur son site principal – un bâtiment tertiaire de 3000 m2 – et capable de gérer le petit entretien technique de ce site et de 3 autres sites plus petits : soit en les « dépannant » lui-même, soit en faisant intervenir les bons prestataires et en suivant leurs prestations. Vous avez dit « couteau suisse » ?

Jusqu’à présent, cette fonction était externalisée via un contrat FM multiservice de Petit Entretien Technique, couplé à un outil de ticketing. Manque de compétences techniques ? Sous-staffing du contrat ? Le résultat était loin des attentes :

• Retards dans le traitement des tickets, certains étant purement et simplement ignorés.
• Interventions techniques insatisfaisante.
• Difficulté à joindre un responsable.

Conséquences : insatisfaction des occupants et risques pour la durabilité des infrastructures, doutes sur la conformité.

Face à cette situation, l’entreprise souhaitait réinternaliser cette mission en recrutant un technicien autonome, capable à la fois de réaliser seuls les petits dépannages, mais aussi de piloter des prestataires extérieurs. Maintners a analysé le besoin en profondeur pour proposer la meilleure solution.

Analyse : recruter ou externaliser en tout ou partie ?

Un recrutement peut sembler la solution évidente, mais est-ce la meilleure ? Il faut se poser les bonnes questions.

• Coût annuel d’un recrutement à temps plein ? Elevé. Le temps partiel seul n’est pas une solution ici car la réactivité en cas d’incident ne serait pas assurée.
• Volume de travail : le Responsable technique sera-t-il pleinement occupé ? Ce n’était pas le cas ici, la taille et la nature des installations ne le justifiant pas.
• Réactivité et prévention : le poste peut-il être structuré différemment pour répondre aux attentes de réactivité en cas d’incident, mais aussi de capacité à piloter la maintenance préventive et le suivi de la conformité ? Ces deux dimensions – pourtant essentielles – n’étaient pas suffisamment prises en compte. Le tout sans dépasser le budget ?

Maintners a exploré des alternatives au recrutement qui améliorent la qualité de service, tout en restant inférieures au coût d’un poste à temps plein, même en incluant dans tous les cas l’intervention d’un prestataire extérieur œuvrant. Le client nous indique en effet disposer déjà d’un panel de prestataires de confiance, auxquels il peut avoir recours.

Recruter ou externaliser ? Quelles solutions pour cette organisation ?

Nous avons synthétisé les besoins en deux volets principaux :

• Réactif : gestion efficace des incidents via un outil de ticketing performant et un pilotage des prestataires.
• Préventif : mise en place et activation d’un plan de maintenance annuel, suivi de la conformité réglementaire, et reporting transparent

Maintners a présenté trois modes d’organisation. Tous trois répondent parfaitement aux enjeux et sont une alternative performante au recrutement.

Organisation Services Généraux #1 : solution Maint-IA®

Aidé de notre solution Maint-IA®, un collaborateur interne (Office Manager ou assistant) administre les tickets entrants et les affecte automatiquement aux prestataires techniques extérieurs habituels.

Avantage : gestion simplifiée et coût très réduit, sans besoin de compétences techniques poussées en interne.

Organisation Services Généraux #2 : Pilote Maintners à distance (à temps partagé) et solution Maint-IA®

Ici MAINTNERS libère entièrement l’entreprise du suivi des incidents et de la maintenance. Un expert Maintners gère à distance les incidents, aidé par Maint-IA®, sur un volume d’heures resserré. Grâce à Maint-IA®, il est alerté à tout moment de la création d’un ticket et peut organiser les interventions nécessaires. En parallèle, il a l’expertise pour mettre en place les plans de maintenance et de conformité.

Avantage : externalisation totale de la gestion technique avec un budget optimisé. Gestion professionnelle des incidents. Prise en compte des dimensions prévention et conformité.

Organisation Services Généraux #3 : Pilote Maintners à distance (à temps partagé) + passages sur site et solution Maint-IA®

En plus de la gestion à distance, notre expert effectue des visites régulières sur sites. Il peut ainsi s’assurer que tout va bien, être à l’écoute des occupants, accompagner certaines visites (bureau de contrôle), vérifier la bonne exécution des travaux, etc

Avantage : contrôle renforcé et présence ponctuelle pour les besoins spécifiques. C’est pour nous la solution optimale et dont le budget reste inférieur à celui d’une recrutement.

Les bénéfices d’une organisation optimisée des Services Généraux, sans recruter

Ces solutions alternatives répondent à tous les besoins exprimés par l’entreprise et apportent une plus-value par rapport au recrutement envisagé initialement.

Création de valeur

• Gestion sans faille et plus rapide des tickets
• Expertise accrue : vision d’ensemble de la maintenance, prévention et conformité renforcées, grande expérience du pilotage de prestataires techniques
• Transparence : Maint-IA® offre une vision claire des actions menées.

Meilleure affectation des ressources

• Plus de coût fixe pour un prestataire FM externe inefficace.
• Pas d’embauche à plein temps, avec risque de sous-occupation.
• Présence sur le terrain seulement quand c’est nécessaire.

En bref

Les solutions Maintners permettent d’optimiser la gestion des Services Généraux sans recourir systématiquement au recrutement.
Ces modes d’organisation s’adaptent à la situation spécifique de chaque entreprise tout en garantissant réactivité, prévention et maîtrise budgétaire.

Vous hésitez entre recruter ou externaliser ? Contactez-nous pour un diagnostic personnalisé et découvrez l’alternative qui transformera votre organisation