Les Directions des Services Généraux ou de l’Environnement de travail sont des équipes soumises à toujours plus de pression : pression économique pour réduire en permanence un des tout premiers postes de dépenses de l’entreprise, pression opérationnelle pour garantir un fonctionnement optimal des bâtiments, lui-même garant de la continuité d’exploitation. Et enfin, « pression » des salariés, que l’on doit satisfaire pour les fidéliser.
La gestion des incidents liés à la maintenance des bâtiments est donc un sujet-clé. Un seul incident mal géré fait oublier des années d’excellence, et peut mettre en danger les personnes et les biens. L’insatisfaction des occupants face à la gestion des incidents peut dégrader le climat social.
C’est là qu’un outil de ticketing moderne et intelligent entre en jeu. Ce type de solution permet de centraliser, suivre et traiter efficacement les problèmes signalés par les occupants des bâtiments. Découvrez ici comment un système de ticketing performant, comme celui de Maintners, peut révolutionner la gestion des services généraux…
Et faire briller l’image de cette Direction 😉 !
Qu’est-ce qu’un outil de ticketing ?Un outil de gestion de ticket est un système qui permet de gérer les incidents signalés dans une organisation, en attribuant un “ticket” ou une demande d’intervention aux équipes responsables. Née pour l’IT et les Services Clients, ce type de solution s’étend désormais au Facility Management, pour faciliter la maintenance des bâtiments industriels et tertiaires. Utiliser un logiciel de ticketing performant permet aux gestionnaires de suivre les demandes en temps réel, prioriser les urgences, faire des demandes d’interventions aux prestataires, et améliorer la communication avec les occupants des locaux.
1. Pourquoi moderniser le vôtre ?
Parce vous gérez des infrastructures complexes : entreprise multi site, environnements sensibles ( « Seveso »…), problématiques multi techniques… Un système de ticketing moderne permet de centraliser toutes les demandes sur une plateforme unique, garantissant une prise en charge rapide et efficace, qu’il s’agisse de problèmes techniques, de pannes ou d’interventions de nettoyage, par exemple.
Parce que les salariés de l’entreprise ne veulent plus du «parcours du combattant» de la déclaration des incidents, en vigueur depuis l’externalisation des services généraux et l’apparition des plateformes « ancienne génération ».
Parce que vos équipes sont surchargées, à la recherche de simplicité.
2. Les avantages d’un outil de ticketing pour l’environnement de travail facilité par l’IA
Les avantages d’un outil de ticketing pour les occupants du bâtiment
- Une déclaration simple et intuitive : avec des outils innovants comme celui de Maintners, l’utilisateur déclare un incident tout simplement en scannant avec son smartphone un QR code affiché dans le bâtiment. Pas de login complexe, pas de formulaires à n’en plus finir.
- Une déclaration en langage naturel et une catégorisation automatique : plus de formulaires à remplir ! L’outil de gestion de tickets permet à l’occupant de déclarer l’incident par chat ou message audio. Une fois l’incident signalé, le système de ticketing catégorise automatiquement le problème, l’attribue à l’équipe de maintenance compétente, et priorise l’intervention en fonction de son urgence.
Les avantages d’un outil de ticketing pour les services généraux
L’intégration d’un logiciel de ticketing accélère le traitement des demandes et allège la charge de travail des gestionnaires :
– Réactivité accrue : un outil de gestion de ticket permet de signaler rapidement tout problème, réduisant ainsi les temps d’attente avant l’intervention.
– Priorisation et mutualisation facilitées : les gestionnaires peuvent se concentrer sur les incidents les plus urgents, et optimiser le planning d’interventions, sans oublier les problèmes moins critiques.
– Centralisation des données : tous les incidents signalés sont centralisés sur une même plateforme, offrant une vue d’ensemble claire aux gestionnaires. Cela permet de mieux suivre les incidents, leur statut et leur résolution.
– Amélioration de la communication : les équipes de maintenance et les occupants sont constamment informés de l’évolution du traitement des tickets, améliorant ainsi la transparence et la satisfaction des collaborateurs.
3. Les fonctionnalités-clés d’un outil de ticketing en 2024
Pour être efficace, un système de ticketing doit réunir certaines fonctionnalités indispensables :
– Accessibilité mobile : les occupants des bâtiments doivent pouvoir signaler les incidents directement depuis leur smartphone, de manière simple et intuitive.
– Automatisation des processus : grâce à l’IA, le logiciel de ticketing doit pouvoir traiter automatiquement les tickets en fonction de la nature de l’incident et de son urgence. C’est vous qui décidez ce qui peut être automatisé vs ce qui doit être validé par un gestionnaire.
– Suivi en temps réel : les gestionnaires doivent pouvoir suivre l’état des tickets à tout moment et être informés en temps réel des nouvelles demandes ou des interventions en cours.
– IA propriétaire et bien entraînée : Maintners a développé, entraîne et héberge son modèle en France. Les données de chaque entreprise sont sancturarisées. Vous ne dépendez plus des systèmes proposés par les prestataires d’interventions.
– Personnalisation : un bon logiciel de gestion de tickets doit permettre une personnalisation des workflows pour s’adapter aux spécificités de chaque entreprise. Maintners propose une gestion multitechnique, multiservice et multisite adaptée aux environnements les plus complexes. L’outil de ticketing est également disponible en marque blanche, pour être mis aux couleurs de l’entreprise
4. Outil de ticketing et de maintenance : associer correction et prévention
L’un des grands avantages du logiciel de gestion de tickets Maintners est son intégration possible avec la solution de GMAO Maint-IA®. Cette interface unique permet alors de piloter à la fois la maintenance préventive et corrective : des incidents imprévus (comme une panne d’équipement), à la maintenance préventive qui vise à éviter ces pannes, en planifiant des interventions régulières. Toutes les interventions liées à l’environnement de travail peuvent être gérées dans cette interface de ticketing : maintenance au sens strict, mais aussi propreté, petit entretien technique (janitoring).
Pourquoi Maintners est la solution idéale pour la gestion des incidents
Maintners se distingue par son approche nouvelle génération du ticketing. Avec son IA intégrée, il simplifie la déclaration des incidents pour les occupants et facilite la gestion pour les équipes des services généraux. Voici ce qui fait de Maintners une solution incontournable :
– Facilité d’utilisation en mobilité : l’outil de ticketing Maintners permet aux utilisateurs de signaler des incidents via leur smartphone, en scannant simplement un QR code, sans avoir à se connecter ou à remplir des formulaires complexes. Pour les opérateurs sans smartphone professionnel, un process simple de référex²nt par équipe peut être mis en place.
Les équipes services généraux peuvent également suivre les tickets en mobilité depuis leur smartphone ou tablette, ou depuis leur PC.
– Catégorisation automatique des incidents : grâce à l’IA, les incidents sont automatiquement catégorisés et priorisés, réduisant ainsi le temps nécessaire à leur traitement.
– Maintners : un système de ticketing idéal pour les environnements complexes
Maintners est particulièrement adapté aux environnements industriels faisant appel à des prestations spécialisées, avec une gestion parfois complexe des interventions (mises à l’arrêt…).
Avec Maintners, les entreprises peuvent centraliser et gérer efficacement toutes leurs opérations de maintenance, de propreté et de sécurité, tout en garantissant un environnement de travail sûr et fonctionnel pour les occupants.
En résumé
En 2024, les entreprises ne peuvent plus se permettre d’ignorer l’importance d’un outil de ticketing performant. Avec des solutions comme Maintners, qui combinent GMAO et ticketing, il devient possible de gérer efficacement la maintenance préventive et corrective, de gagner du temps pour les équipes des services généraux et d’assurer un environnement de travail optimal pour tous. Grâce à son IA, Maintners permet une gestion simplifiée et une réactivité accrue, offrant ainsi une solution idéale pour les environnements complexes et exigeants. Nous serons heureux de vous en faire la démonstration, contactez-nous !