Faire appel à un mauvais prestataire de services vous fait perdre du temps et de l’argent. C’est pourquoi, il est nécessaire d’affiner sa recherche et sa sélection afin de trouver le prestataire qualifié pour vous accompagner dans le cadre d’un appel d’offres. Instaurer une relation de confiance et durable est la clé d’une bonne collaboration. Il est donc primordial de mettre en place un processus d’appel d’offres en suivant ces 4 étapes.
Étape 1 : Définir ses besoins
Cette première étape consiste à déterminer vos attentes et vos exigences. Un facteur clé d’un processus d’appel d’offres est la capacité pour une entreprise de décrire le plus précisément et clairement possible ses besoins afin de permettre au prestataire de services, de proposer la solution la plus adaptée à ces derniers. Pour cela, la réalisation d’un cahier des charges est essentielle. Ce document regroupe de nombreux éléments tels que :
- La description de l’entreprise : son secteur d’activité, son organisation interne etc.
- Le détail des objectifs du projet ainsi que sa finalité : description, contraintes techniques, parties prenantes, exigences particulières telles que des normes ou certifications.
- Le niveau de performance souhaité : en termes de respect des règles de sécurité, de qualité (des indicateurs de performance mesurables seront mis en place).
- Les différents intervenants du projet (internes et externes).
Le cahier des charges sera alors le support qui regroupe l’ensemble des informations nécessaires à l’aboutissement du projet et qui permettra à l’ensemble des intervenants de disposer des mêmes informations.
Étape 2 : Publication de l’appel d’offres
Dans un premier temps, il est important d’assurer une bonne diffusion de l’appel d’offres en fournissant un dossier complet comportant votre cahier des charges ainsi qu’un document (par exemple une plaquette) de présentation d’entreprise.
Dans un deuxième temps, il est nécessaire de mentionner les modalités exigées (maquette, devis, format des documents demandés etc.).
Enfin, instaurer un planning avec les dates clés (date limite de candidature, date de réponse aux candidats etc.) est tout aussi important afin de permettre aux candidats de vous soumettre leur dossier dans les délais.
Étape 3 : Évaluation des offres
À cette étape, vous avez reçu des offres de prestataire vous ayant proposé des solutions répondant à vos besoins. Vous devez maintenant évaluer l’ensemble des réponses aux critères fixés afin d’analyser leur pertinence.
Étape 4 : Sélection du prestataire
Une fois l’évaluation des offres, vous avez choisi la société qui répond le plus à vos attentes. Afin de mener au mieux la signature du futur contrat il est conseillé d’organiser une réunion afin de discuter des éventuelles améliorations à apporter. Bien évidemment, il ne faut pas débuter une collaboration sans un devis ou un contrat signé. C’est pourquoi, un contrat équilibré pour les deux parties est rédigé en mentionnant les obligations à respecter ainsi que les modalités financières.
Suivi de la performance
Un suivi de la performance est essentiel afin de garantir une collaboration durable. Il est primordial d’évaluer les prestations effectuées par rapport aux objectifs fixés dans le contrat. Cet analyse peut être mesurer grâce à des indicateurs de performance (benchmarking, tableau de bord etc.). Le suivi des prestations permettra également de déterminer si l’enveloppe budgétaire dédiée au projet a été utilisée.
Ainsi, la performance d’une entreprise mais aussi le succès de ce nouveau mode d’organisation ne cesse d’accroitre grâce à la performance des prestataires. C’est pourquoi, mettre en place un processus d’appel d’offres en suivant ces 4 étapes est essentiel dans la sélection de votre offreur afin d’éviter de faire appel à un mauvais interlocuteur.
Instaurer une relation de confiance et durable est la clé d’une bonne collaboration et d’une excellente performance.