Encore une évolution du plan d’action spécial covid mis en place en un temps record. Après la préconisation d’installation de capteurs de CO2 dans toutes les salles de réunion afin d’assurer que le renouvellement de l’air est suffisant et ainsi limiter les risques de contamination, le télétravail n’est désormais plus obligatoire.
Pour le responsable de l’environnement de travail, les projets urgents s’enchainent sans discontinuer. En parallèle d’un quotidien qui a été focalisé sur le télétravail et le nécessaire retour au bureau, des changements profonds s’amorcent sur la manière dont les locaux vont être utilisés dans un contexte durable de travail hybride.
Bien sûr, la gestion courante est en partie déléguée au Facility Manager, mais il faut pouvoir à tout moment connaitre l’avancement des différents projets d’aménagement et vérifier la conformité des opérations de maintenance planifiée.
Les utilisateurs, de leur côté, peuvent déclencher diverses demandes d’intervention qu’il faut pouvoir valider et suivre. Sans compter les nouveaux services qui leur sont proposés comme la réservation d’un poste de travail ou l’utilisation d’un véhicule électrique.
Explosion de la donnée générée par le FM
C’est une évidence, le métier de responsable de l’environnement de travail est extrêmement divers et complexe. Récemment, la mise en place généralisée d’objets connectés, de capteurs et plus largement de nouvelles technologies a fait exploser le volume de données produites qu’il faut ensuite arriver à exploiter.
Essayons d’identifier les différentes sources de données pour ensuite regarder comment gérer au mieux cette profusion.
- Gestion de la maintenance : il s’agit de planifier l’ensemble des actions de maintenance préventive en conformité avec les différentes règlementations en vigueur. Chaque intervention doit être documentée pour pouvoir être présenté en cas de contrôle. En général, ce processus est numérisé dans une solution de GMAO.
- Gestion des réserves : suite à un contrôle, il faut être mesure de suivre les réserves et d’enregistrer les actions correctives.
- Gestion des documents et des factures : devis, rapports, bons de commande, toutes les interventions des sous-traitants génèrent quantité de documents dont il faut garder trace et archiver. Dans le cas où le responsable de l’environnement de travail gère des bâtiments sur plusieurs sites, mieux vaut éviter la multiplication des procédures et des formats.
- Gestion des demandes d’interventions : de plus en plus, les utilisateurs du bâtiment peuvent déclencher eux-mêmes les demandes d’intervention, mais encore faut-il pouvoir en assurer le suivi.
A ces quatre sources de données plutôt classiques s’ajoutent les projets d’aménagement. Mais ce qui change aujourd’hui la donne, c’est que le bâtiment est de plus en plus intelligent : bardé de capteurs, il peut ainsi être surveillé en permanence et générer des alertes. En utilisant des objets connectés, vous pouvez numériser de plus en plus de processus comme le suivi du nettoyage : le badge remplace alors l’émargement sur la feuille en papier.
Quels outils pour gérer la donnée ?
Ce qui caractérise le métier de responsable des services généraux, c’est l’importance des obligations règlementaires. Si, opérationnellement, c’est bien le Facility Manager qui gère les interventions, le responsable doit pouvoir accéder à l’ensemble des informations sans délai.
Pour gérer toutes ces données, la tendance naturelle est d’empiler les outils. Ce qui tourne rapidement au cauchemar. La deuxième réaction, c’est de rechercher l’outil ultime qui traite toutes les problématiques. C’est le choix de certains acteurs du facility management qui proposent leurs propres outils. Dans la pratique, cette solution pose des difficultés car le gestionnaire doit jongler entre les outils internes et ceux de son prestataire.
Intellectuellement, l’ambition d’avoir un outil monolithique est séduisante, mais en réalité, elle limite notamment la capacité à intégrer de nouveaux services.
Chez Maintners, par exemple, nous avons sélectionné MerciYanis comme partenaire pour les demandes d’intervention. Boutons connectés, chatbots et autres solutions self-service se combinent avec des capteurs pour optimiser les services rendus aux usagers.
Évidemment, MerciYanis propose ses propres outils qu’il faudra intégrer avec les outils existants.
Cette capacité à faire évoluer la prestation en fonction des besoins est essentielle à nos yeux. Au cœur du dispositif, notre approche de la co-traitance que nous avons explicitée dans l’article « Pourquoi avons-nous inventé le Facility Management 3.0 ? ».
En résumé, ces problématiques techniques ne doivent pas faire oublier ce qui fait le quotidien du métier : s’assurer que les sanitaires sont propres, que les rondes sont faites ou encore que la climatisation fonctionne correctement.
L’intégration avec vos propres outils pour mieux gérer la donnée
C’est pourquoi, chez Maintners, nous avons choisi de nous favoriser l’intégration avec les outils existants chez nos clients. Nous avons choisi Teams qui est un outil très répandu, même si nous sommes en capacité de nous adapter à d’autres solutions du marché.
Rapports, devis, bons de commande, tous les documents sont disponibles dans Teams. Notre vision, c’est d’agréger la donnée pour la mettre à la disposition de nos clients.
A la différence d’un éditeur ou d’une société de service en informatique, nous utilisons la technologie comme un moyen pour délivrer un meilleur service à nos clients.
Dès 2022, nous avons ainsi prévu de proposer dans Teams une intégration des solutions de GMAO. Et nous allons développer un ensemble d’API pour pouvoir interconnecter encore plus facilement les différents systèmes que nous utilisons avec ceux de nos clients.
Cette approche garantie un accès permanent à l’information, en cohérence avec notre démarche de transparence sur les prestations et les coûts des sous-traitants.
Elle permet également de vous concentrer sur vos missions prioritaires : améliorer le confort des occupants, garantir la conformité et la performance des bâtiments et bien sûr réduire l’empreinte carbone.
Car ce qui compte plus que tout, c’est que les données servent aux hommes et aux femmes qui sont sur le terrain. Le Facility Management, ça reste avant tout savoir faire face aux imprévus, discuter avec les sous-traitants et prendre les bonnes décisions pour garantir la sécurité et le confort.
Pour Maintners, la valeur de la donnée, c’est d’être disponible au service d’un métier qui reste avant tout humain.
Découvrez comment nous pouvons nous intégrer à vos systèmes ! Contactez-nous.