Pour le responsable de l’environnement de travail, la donnée s’apparente souvent à un raz-de-marée ingérable. En parallèle d’un quotidien bouleversé par l’instauration du travail hybride, et les nouvelles modalités d’utilisation des locaux, qui doivent être gérées, sans parler des data générées par le bâtiment connecté… la gestion des incidents, le pilotage de la conformité, de la planification, la connexion aux plateformes propriétaires des prestataires FM… les données de flotte automobile… la gestion des projets… le flot des e-mails… la vie numérique du responsable des services généraux est un enfer.
Bien sûr, la gestion courante est en partie déléguée au Facility Manager, mais il faut pouvoir à tout moment connaitre l’avancement des différents projets et vérifier la conformité réglementaire et la bonne exécution opérationnelle des opérations de maintenance planifiées.
Les utilisateurs, de leur côté, peuvent déclencher diverses demandes d’intervention qu’il faut pouvoir valider et suivre. Sans compter les nouveaux services qui leur sont proposés comme la réservation d’un poste de travail ou l’utilisation d’un véhicule électrique.
Explosion de la donnée générée par le FM
Essayons d’identifier les différentes sources de données pour ensuite regarder comment gérer au mieux cette profusion.
- Gestion de la maintenance : il s’agit de planifier l’ensemble des actions de maintenance préventive en conformité avec les différentes règlementations en vigueur. Chaque intervention doit être documentée pour pouvoir être présenté en cas de contrôle. En général, ce processus est numérisé dans une solution de GMAO.
- Gestion des réserves : suite à un contrôle, il faut être mesure de suivre les réserves et de les associer à des actions correctives et des justificatifs ayant valeur probante.
- Gestion des documents et des factures : devis, rapports, bons de commande, toutes les interventions des sous-traitants génèrent quantité de documents dont il faut garder trace et archiver. Dans le cas où le responsable de l’environnement de travail gère des bâtiments sur plusieurs sites, mieux vaut éviter la multiplication des procédures et des formats.
- Gestion des demandes d’interventions : de plus en plus, les utilisateurs du bâtiment peuvent déclencher eux-mêmes les demandes d’intervention, encore faut-il pouvoir en assurer le suivi.
A ces quatre sources de données classiques s’ajoutent les projets d’aménagement. Mais ce qui change aujourd’hui la donne, c’est que le bâtiment est de plus en plus intelligent : bardé de capteurs, il peut ainsi être surveillé en permanence et générer des alertes. En utilisant des objets connectés, vous pouvez numériser de plus en plus de processus comme le suivi du nettoyage : le badge remplace alors l’émargement sur la feuille en papier.
Quels outils pour gérer la donnée ?
Pour gérer toutes ces données, la tendance naturelle est d’empiler les outils. Ce qui tourne rapidement au cauchemar. La deuxième réaction, c’est de rechercher l’outil ultime qui traite toutes les problématiques. C’est le choix de certains acteurs du facility management qui proposent leurs propres outils. Dans la pratique, cette solution pose des difficultés car le gestionnaire doit jongler entre les outils internes et ceux de son prestataire.
Intellectuellement, l’ambition d’avoir un outil monolithique est séduisante, mais en réalité, elle génère inévitablement des “usines à gaz” ingérables, et dont de nombreuses fonctionnalités demeurent inutilisées. Une solution englobante limite également, in fine, la capacité à intégrer de nouveaux services : elle est difficilement évolutive.
Chez Maintners, nous avons fait le choix de la simplicité, en développant Maint-IA(R)une solution indépendante des prestataires FM, qui réunit toutes les fonctionnalités utiles au bon exercice du métier de pilotage des services généraux (GMAO, automatisation de la conformité réglementaire) et au service aux occupants (ticketing, gestion des interventions). Toutes les fonctionnalités utiles, et seulement les fonctionnalités utiles : chez nous, pas de gadget. Chez nous l’IA résoud de vrais problèmes et fait gagner du temps. Chez nous, le gestionnaire des services généraux a sous les yeux tous les indicateurs clés de son activité, réunissant maintenance préventive et curative, sécurité et conformité, et seulement ces indicateurs,
Chez Maintners, nous avons également fait le choix de favoriser l’intégration avec les outils de nos clients. Notre solution est en capacité de s’interfacer à la fois aux solutions internes de nos clients, bien sûr à Microsoft 365 (Teams, Power BI…), ainsi qu’aux outils du bâtiment connecté (BIM, space management, IoT etc), directement ou via nos partenaires, comme Surfy par exemple. Sur le terrain de la conformité réglementaire, un partenariat exclusif avec un organisme de contrôle comme l’APAVE assure une automatisation de la gestion des réserves.
Cette capacité à avoir une solution globale mais simplissime, indépendante des prestataires et ouverte aux évolutions, est essentielle à nos yeux. C’est le complément digital à notre modèle de pilotage expert en mode co-traitance, que nous avons explicitée dans l’article « Pourquoi avons-nous inventé le Facility Management 3.0 ? ».
La donnée au service de l’exploitation des environnements de travail
En résumé, notre outil digital et la gestion de la data qu’il faciilite sont au service du quotidien du métier : s’assurer que les sanitaires sont propres, que les rondes sont faites ou encore que la climatisation fonctionne correctement. Avoir une visibilité instantanée sur les tâches à accomplir par son équipe et ses prestataires, savoir où en est pour sa conformité. Tarir le flot d’e-mails… tout en étant plus efficace.
Elle permet également de vous concentrer sur vos missions prioritaires : améliorer le confort des occupants, garantir la conformité et la performance des bâtiments et bien sûr réduire l’empreinte carbone.
Car ce qui compte plus que tout, c’est que les données servent aux hommes et aux femmes de terrain. Le Facility Management, ça reste avant tout savoir faire face aux imprévus, répondre aux occupants, manager les prestataires et prendre les bonnes décisions.
Pour Maintners, la valeur de la donnée, c’est de faciliter votre métier, Pour vous laisser vous concentrer sur la dimension humaine.
Découvrez comment nous pouvons nous intégrer à vos systèmes ! Contactez-nous.