Quel est le rôle d’un office manager dans une entreprise aujourd’hui ?
La fonction d’un office manager englobe un ensemble très diversifié d’activités, qui peuvent varier d’une organisation à l’autre, en fonction de sa taille et de sa structure, mais qui comprend généralement les éléments suivants :
– Approvisionnement, sélection des fournisseurs, négociation des prix et des conditions de livraison et de paiement, vérification des factures et autorisation des paiements ;
– Gestion de la papeterie, gestion des stocks, distribution du matériel, contrôle des coûts, production de matériel de merchandising et d’entreprise (comme les brochures, les en-têtes de lettres, etc);
– Achat d’équipement et de mobilier, évaluation des besoins et négociation des fournitures ;
– Supervision de l’entretien et du nettoyage des installations, entretien et réparation des équipements, fourniture des salles etc.
– Supervision de la sécurité des installations (systèmes d’alarme), contrôle des aspects liés à la santé au travail tels que le bruit, l’éclairage, la climatisation, la sécurité, le confort, entre autres etc.
Cette liste n’est évidemment pas exhaustive de ce que peut faire un Office Manager.
En effet, dans une petite entreprise, il peut également être chargé de la gestion administrative des ressources humaines, en s’occupant, par exemple, du soutien aux processus de recrutement, du contrôle des présences, entre autres tâches. Dans une entreprise moyenne ou grande, vous pouvez également être chargé de superviser l’équipe de secrétariat, la réception, la cuisine, les coursiers et les chauffeurs.
En bref, l’objectif est d’organiser et de superviser toutes les activités et tous les aspects qui facilitent le bon fonctionnement du bureau, afin de garantir que chacun puisse travailler efficacement, dans un environnement agréable et sûr.
Pourquoi choisir Maintners pour vous accompagner ?
Que vous soyez une TPE/ETI ou une grande entreprise, Maintners reste à votre écoute pour répondre à vos besoins les plus spécifiques. Grâce à l’expertise de notre équipe, nous avons la capacité de nous adapter à tous type d’organisation. Nous avons pour priorité d’assurer un environnement de travail sécurisé et opmital pour vos collaborateurs.
Nous avons piloté le projet de passage en flex office d’un de nos clients. La veille de l’installation, la communication a demandé d’installer des affiches avec les bonnes pratiques à respecter dans le cadre du flex.
Les affiches n’étant pas imprimées, un de nos partenaires a été en mesure de nous les imprimer sur le bon support et de nous les livrer le matin avant 7h pour que nous les installions avant l’arrivée des collaborateurs.
Ainsi Maintners vous permet de :
- Trouver les bons prestataires à proximité de vos locaux pour l’entretien et la maintenance de vos bâtiments
- Déléguer la gestion opérationnelle de l’ensemble de vos services généraux (suivi des pannes, organisation des plannings de maintenance annuelle, demande et analyse des devis…)
- Suivre les budgets d’entretien des locaux
- Suivre les contrôles réglementaires (passage de l’organisme, organisation et suivi des devis de levée de réserves)
- Maitriser et suivre les consommations énergétiques
Si vous souhaitez en savoir plus où si vous avez des questions n’hésitez pas à nous contacter.