Organiser un appel d’offres FM : sauter le pas pour réduire ses coûts

Cas client : l’appel d’offres FM, une opportunité stratégique d’amélioration des process et des coûts du Facility Management

Se lancer dans un appel d’offres en Facility Management (FM), notamment dans un contexte multitechnique, est souvent perçu comme un défi complexe, long et coûteux.

Les interrogations des Directions des Services Généraux (DSG) sont fréquentes :

• Faut-il réellement remettre en question ses prestataires FM actuels, même si la qualité des prestations n’est pas toujours satisfaisante ?
• Comment choisir les bons prestataires pour répondre aux besoins spécifiques ?
• Comment structurer l’appel d’offres sans compromettre le fonctionnement quotidien ?
• Le changement entraînera-t-il une mise à jour de la solution de GMAO ?

Faire appel à une assistance externe experte en AMO (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) pour co-piloter votre projet est la clé pour répondre à ces questions et garantir un appel d’offres réussi.
Un Appel d’offres constitue une opportunité unique pour améliorer vos services, optimiser votre portefeuille de prestataires FM et la qualité des prestations… Et, bien sûr, réduire vos coûts !

Contexte du client : un acteur énergétique en pleine transformation

Un grand acteur français du secteur énergétique, opérant 4 sites de production géographiquement dispersés, a confié à Maintners l’organisation de son premier appel d’offres FM multitechnique global. Jusqu’ici, chaque site gérait indépendamment ses contrats de prestations FM, engendrant des processus hétérogènes et des coûts de pilotage élevés.
Ce projet devait tenir compte de la forte variabilité d’activité des sites, liée aux marchés de l’énergie et aux cycles de maintenance des bâtiments. L’objectif était d’harmoniser et d’optimiser la gestion des services généraux tout en respectant les particularités de chaque site.

Périmètre et objectifs de l’appel d’offres FM

Maintners a accompagné le client dans la préparation et le pilotage de cet appel d’offres stratégique, avec des objectifs précis :

• Renforcer la maîtrise de la sécurité sur tous les sites, en ayant une meilleure vision d’ensemble des prestataires et des process
• Passer à des contrats de résultats : privilégier l’atteinte des objectifs plutôt qu’une simple obligation de moyens.
• Harmoniser le portefeuille de prestataires :
  • Harmoniser les prestataires, les contrats et échéances contractuelles
  • Réduire le nombre de partenaires pour simplifier la gestion tout en assurant une meilleure coordination : soit via un FMer intégrateur de toutes les prestations, soit par un groupement de prestataires avec un seul pilote par site
• Optimiser les coûts et les rendre plus prévisibles : introduire un socle forfaitaire couplé à une part variable mieux calibrée, et limiter la sous-traitance.
• Réduire la sous-traitance, à 1 degré maximum, pour limiter les mark-ups et éviter la dilution des responsabilités.
• Rationaliser les processus internes : proposer des outils de suivi adaptés à chaque site, tout en respectant leurs spécificités..

Le tout, bien évidemment, avec l’objectif d’optimiser les coûts

Les réponses de Maintners : expertise et méthodologie au service de l’appel d’offres

Analyse préliminaire et cadrage

• Audit des contrats existants : analyse approfondie des prestations, contrats, et cahiers des charges actuels.
• Diagnostic des besoins : évaluation du périmètre, des attentes, et des contraintes spécifiques, incluant le CVC et d’autres services critiques comme la gestion des déchets ou le nettoyage industriel.
• Préconisations d’allotissement : Maintners a proposé une organisation optimisée des prestations, en tenant compte des enjeux de mutualisation et des objectifs de réduction de coûts.

Gestion opérationnelle de l’appel d’offres

• Rédaction des documents clés : cahier des clauses techniques générales et particulières, bordereaux de prix, réponses aux questions techniques des soumissionnaires.
• Sélection des prestataires FM : participation à l’évaluation des soumissionnaires pour identifier les meilleures offres, selon leur compétence, leur maillage géographique, et leurs tarifs.
• Encadrement des soumissions : réponse aux questions techniques des candidats pour garantir la transparence et l’efficacité du processus.

Méthodes et outils sur mesure

Maintners a développé des fiches méthodes pour harmoniser les processus entre les sites. Ces outils permettent de standardiser les bonnes pratiques tout en conservant une flexibilité nécessaire pour s’adapter aux spécificités locales.

Les bénéfices pour le client

• Économies immédiates et prévisibilité budgétaire : réduction des coûts grâce à une meilleure organisation et à des tarifs négociés.
• Optimisation du portefeuille prestataires : moins de doublons, un interlocuteur unique par site, et des processus simplifiés.
• Qualité renforcée des prestations : introduction d’un système de benchmarking entre les sites pour partager les bonnes pratiques.
• Allégement des charges internes : rationalisation des tâches des équipes locales, grâce à des outils opérationnels performants.

Et après ? Maintners reste à vos côtés

Pilotage post-appel d’offres

Maintners propose un accompagnement à long terme en tant qu’interlocuteur unique pour vos prestataires FM. Ce modèle de co-traitance garantit une gestion fluide et des économies budgétaires constantes.

Solution GMAO indépendante

Avec MAINT-IA®, Maintners propose une solution de GMAO agnostique qui vous permet de rester maître de vos données, indépendamment des prestataires. Suivez l’ensemble des prestations FM (préventives et curatives) dans une interface unique, optimisée par l’intelligence artificielle.

Conclusion : l’appel d’offres FM (Facility Management), un levier stratégique

Se lancer dans un appel d’offres est une remise en question profonde, qui peut concerner l’organisation et les outils de l’entreprise. L’effort en vaut-il la peine ? Faire appel à un tiers de confiance comme MAINTNERS vous aidera à forger votre conviction !

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