Malgré les avantages de l’objectif zéro papier, la suppression totale du papier en entreprise n’est pas possible. Entre dématérialisation et gestion de l’utilisation du papier, quelles sont les bonnes pratiques à appliquer par les services généraux ?

2 Mar, 2021

L’objectif zéro papier s’intègre plus que jamais dans votre politique RSE. C’est un objectif que les services généraux et les directions de l’environnement de travail se sont appropriés mais aujourd’hui, force est de constater qu’il n’est pas encore atteignable en raison des sollicitations de diverses parties prenantes.

Selon l’ADEME, un salarié français consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier. Une telle consommation de papier a un impact majeur sur l’environnement et engendre des dépenses significatives.

Mais en fait, qu’est-ce que le zéro papier implique en entreprise ?

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour la dématérialisation partielle ou complète de leurs échanges. La politique zéro papier consiste donc à limiter la production et l’utilisation des documents papiers en dématérialisant les documents « physiques » et en les convertissant en documents électroniques.  

Concrètement, quelles sont les bonnes pratiques pouvant être implémentées par les services généraux ?

Optez pour un système d’archivage

Le passage au digital, vous permet d’optimiser l’espace de vos bureaux en réduisant l’archivage de vos locaux (documents et cartons). Des nouveaux lieux de vie pourront ainsi être proposés à vos collaborateurs.

Maintners prend en compte vos stockages, vos méthodes et process internes afin de s’adapter à vos besoins et de vous proposer la mise en place d’un système d’archivage avec des partenaires de confiance.

Mettez en place un logiciel de gestion électronique des documents

La dématérialisation permet de réduire le temps d’échange des données grâce à l’utilisation de logiciel de gestion électronique des documents qui permet un échange instantané et optimal. En effet, les données sont directement accessibles sur la plateforme ce qui facilite l’accès à l’information qui peut être consultée ou partagée à tout moment.

Dans le cadre spécifique de l’exploitation et l’entretien de vos locaux, nos contrats de services intègrent la numérisation pour vos bons d’intervention. Cela permet de faciliter la transmission d’informations au sein de votre entreprise et donc de gagner du temps. En effet, notre application vous permet de suivre à tout moment les interventions et vous offre ainsi une traçabilité sans failles des opérations et de vos suivis contractuels avec vos partenaires.

Optimisez les contrats des copieurs

La réduction de l’utilisation du papier n’est pas la seule source d’économie possible. En tant que responsable des services généraux, l’optimisation des contrats des copieurs et un suivi de ces derniers restent essentiels dans la réduction des coûts.

Avec son réseau de partenaires locaux proposant des contrats de copieur optimisés Maintners vous accompagne pour optimiser vos contrats et leur suivi opérationnel. 

Renforcez la dimension écoresponsable de votre entreprise

L’implication des services généraux dans une politique zéro papier renforcera la dimension écoresponsable de l’entreprise. C’est un élément important dans l’acquisition et dans fidélisation de vos clients, de vos partenaires mais aussi dans le recrutement de nouveaux talents.

Chez Maintners, nous croyons qu’il est clé de savoir prendre le tournant de la digitalisation et dématérialisation de la transmission des informations. Mais nous croyons également, que cette digitalisation ne peut être de marche forcée et que la gestion de l’utilisation du papier reste essentielle dans l’activité des services généraux. Nous sommes heureux d’accompagner nos clients dans cette double approche pour avancer dans l’avenir sans pour autant, mettre dans le mal le présent.

N’hésitez pas à nous contacter afin d’optimiser votre utilisation de papier.