L’objectif zéro papier s’intègre plus que jamais dans votre politique RSE. C’est un objectif que les services généraux et les directions de l’environnement de travail se sont appropriés mais aujourd’hui, force est de constater qu’il n’est pas encore atteint, en raison des sollicitations de diverses parties prenantes.
Selon l’ADEME, un salarié français consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier. Une telle consommation de papier a un impact majeur sur l’environnement et engendre des dépenses significatives. https://maintners.com/engagement-rse/
Mais en fait, qu’est-ce que le zéro papier implique en entreprise ?
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour la dématérialisation partielle ou complète de leurs échanges. La politique zéro papier consiste donc à limiter la production et l’utilisation des documents papiers en dématérialisant les documents « physiques » et en les convertissant en documents électroniques.
Concrètement, quelles sont les bonnes pratiques pouvant être implémentées par les services généraux ?
Optez pour un système d’archivage
Le passage au digital, vous permet d’optimiser l’espace de vos bureaux en réduisant l’archivage de vos locaux (documents et cartons). Des nouveaux lieux de vie pourront ainsi être proposés à vos collaborateurs.
Maintners prend en compte vos stockages, vos méthodes et process internes afin de s’adapter à vos besoins et de vous proposer la mise en place d’un système d’archivage avec des partenaires de confiance.
Mettez en place un logiciel de gestion électronique des documents
La dématérialisation permet de réduire le temps d’échange des données grâce à l’utilisation de logiciel de gestion électronique des documents qui permet un échange instantané et optimal. En effet, les données sont directement accessibles sur la plateforme ce qui facilite l’accès à l’information qui peut être consultée ou partagée à tout moment.
Dans le cadre de votre gestion de maintenance, le logiciel de GMAO / ticketing créé par Maintners offre une dématérialisation totale, de la phase de planification jusqu’aux bons d’intervention et bien sûr à la gestion de la conformité (rapports d’inspection et réserves). C’est ainsi l’ensemble de la chaîne maintenance préventive et corrective qui est dématérialisée, avec les bons documents associés à chaque étape. Cela facilite et sécurise la transmission d’informations et vous fait donc gagner du temps. En effet, notre application permet une vision en temps réel et une traçabilité sans faille des opérations et de vos suivis contractuels avec vos partenaires.
Optimisez les contrats des copieurs
La réduction de l’utilisation du papier n’est pas la seule source d’économie possible. En tant que responsable des services généraux, l’optimisation des contrats des copieurs et un suivi de ces derniers restent essentiels dans la réduction des coûts.
Avancez en douceur !
Chez Maintners, nous croyons qu’il est clé de prendre le tournant de la dématérialisation de la transmission des informations. Mais nous constatons que cette digitalisation ne peut s’effecteur à marche forcée. Nous sommes heureux d’accompagner nos clients dans cette double approche pour avancer dans l’avenir sans, pour autant, perturber le présent. Contactez-nous : nous pouvons vous accompagner vers le zéro papier
Renforcez la dimension écoresponsable de votre entreprise
L’implication des services généraux dans une politique zéro papier renforcera la dimension écoresponsable de l’entreprise. Celle-ci est un élément important dans l’acquisition et dans la fidélisation de vos clients, de vos partenaires mais aussi dans le recrutement de nouveaux talents.
Au-delà du papier, les Services Généraux ont une responsabilité importante dans la mise en place des politiques RSE de l’entreprise. Retrouvez dans cet article un point ksur ces resposbilités : RSE et Services Généraux : responsabilités, obligations, choix des partenaires FM . Maintners est en capacité de vous aider à les mettre en oeuvre.
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