Les missions des services généraux sont indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Cependant, elles demandent du temps, de l’argent et une expertise technique et réglementaire. C’est pourquoi, les entreprises préfèrent externaliser une partie ou la totalité de ces missions à une société de Facilitiy Management / FM. Problème : cela engendre trop souvent de la sous-traitance en cascade, et, plus le Facility management est intégré, un empilement de frais de pilotage entre différents prestataires. Chez Maintners, nous répondons à ce problème par un modèle nouveau, la co-traitance, et par un pilotage 100% indépendant des prestataires de FM.
« Facility Management » un concept qui ne date pas d’hier
Le Facility Management (FM) est un terme anglo-saxon se traduisant par «gestion des installations» en français. Le FM est né en 1980 aux Etats-Unis lorsque la gestion des bureaux et des services aux environnements de travail commençait à s’externaliser. 10 années plus tard, les Français ont commencé eux aussi à adopter ce modèle. En France, le Facility Management était d’abord employé uniquement dans l’exploitation des bâtiments puis s’est développé dans toutes les activités concernant les services aux occupants. L’objectif premier des entreprises était et demeure la baisse des coûts.
Selon le Syndicat Professionnel des Entreprises de Multiservice Immobilier (SYPEMI) le FM se caractérise par « un processus intégré venant en support d’une organisation pour améliorer son efficacité par le management et la prestation de services supports convenus, ces services visant à créer l’environnement approprié nécessaire à l’obtention d’objectifs en constante évolution ». En d’autres termes le Facility Management consiste à garantir une bonne gestion des services généraux d’un site et des installations de ce dernier. Ainsi l’objectif du FM est d’assurer les services aux bâtiments et aux occupants, tout en respectant les normes d’hygiène, de sécurité ainsi que la réglementation, le tout dans une optique de durabilité.
Sous-traitance VS co-traitance
L’article 1er de la loi du 31 décembre 1975 définit la sous-traitance « comme l’opération par laquelle un entrepreneur confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant, tout ou partie de l’exécution du contrat d’entreprise ou du marché public conclu avec le maître de l’ouvrage ». En matière de services généraux, la sous-traitance consiste pour un donneur d’ordre, à confier la réalisation à un « sous-traitant » d’une ou de plusieurs opérations d’élaboration, de mise en œuvre de services ou de maintenance. Le sous-traitant est tenu de se conformer exactement aux directives du cahier des charges. Bien souvent, le sous-traitant lui-même sous-traite (prestations techniques, prestations humaines comme le ménage) à des sociétés spécialisées, d’où la cascade de sous-traitance évoquée ci-dessus. Le risque ? La dilution des responsabilités, entraînant baisse de qualité et délais de réponse en cas de problème. Mais aussi, empilement des “mark-ups” et des prestations de pilotage – très coûteuses – à chaque nouvel étage de sous-traitance.
En revanche, en co-traitance, tous les prestataires de FM (multi-techniques, multi-services ou spécialisés) vont contracter en direct avec l’entreprise cliente. Il n’y a plus qu’un pilote unique – indépendant comme Maintners ou interne – pour gérer l’ensemble. Reste ensuite à choisir entre les différentes formes possibles de contrat de co-traitance c’est-à-dire :
- la co-traitance conjointe, où chacun des intervenants est responsable de la partie qu’il exécute
- la co-traitance solidaire, où chacune des parties prenantes est responsable des opérations dans leur globalité
- la co-traitance conjointe avec le mandataire solidaire qui est une solution intermédiaire aux deux précédentes formules, puisque seule l’entreprise mandataire est responsable de l’intégralité des opérations.
Les avantages du pilotage du Facility Management en co-traitance
La structure des contrats de Facility Management classiques empêche trop souvent les entreprises de se désengager facilement en cas d’insatisfaction. Or, nombreuses sont les entreprises insatisfaites, notamment par le manque de transparence de leurs Facility Managers.
C’est pourquoi, Maintners a repensé la gestion et le pilotage du Facility Management. Nous proposons ainsi une nouvelle approche du FM et de son pilotage, basée sur la co-traitance, qui représente de nombreux avantages pour nos clients :
- Totale transparence au niveau des prestations et de leurs coûts : notre position de “tiers de confiance” nous permet de sourcer les meilleurs prestataires au meilleur prix, en toute indépendance et sans marge de notre part, dans le cadre de nos prestations d’achat/AMO.
- En cas d’insatisfaction, notre pilotage indépendant des exécutants nous permettra de trouver la bonne solution Au pire, la résiliation de l’un des contractants sera simplifiée et n’affectera pas les autres
- Nos propres prestations de pilotage sont conçues comme évolutives : elles s’adaptent aux besoins de nos clients, qui ne paient que les prestations dont is ont réellement besoin à un instant T.
- Amélioration de l’empreinte environnementale et sociétale grâce à notre maîtrise technique et à notre réseau de collaborateurs et co-traitants locaux au plus proche des sites.
De plus, ce pilotage centralisé est facilité par notre solution digitale Maint-IA. Nos équipes pilotent les sites avec notre plateforme web qui centralise l’ensemble de nos outils et les informations indispensables tels que le planning de maintenance, le contrôle des prestations, les audits etc. L’outil permet la gestion des bâtiments, des équipements, des prestataires intervenant sur site et des incidents : des QR Codes sont en effet mis en place pour des demandes d’intervention simplifiées et le suivi d’interventions. Enfin, il permet l’intégration sur mesure avec les outils du donneur d’ordre et ceux de nos partenaires pour éviter de multiples applications et simplifier les échanges.
En d’autres termes, le Facility Management en co-traitance s’appuie sur :
- Une équipe de chefs d’orchestre Maintners qui optimise et pilote les prestations.
- Des co-traitants intervenant sur site qui assurent réactivité et professionnalisme.
- Une plateforme web avec ses différents modules et objets connectés gages de transparence et de simplification extrême de toutes les activités services généraux.
Pour en savoir plus sur notre approche n’hésitez pas à nous contacter.